KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTŐ

a Közbeszerzési Hatóság Hivatalos Lapja

Tájékoztató az eljárás eredményéről

A közbeszerzési eljárás eredménye

I. szakasz: Ajánlatkérő

I.1) Név és címek (jelölje meg az eljárásért felelős összes ajánlatkérőt)

 

I.2) Közös közbeszerzés

I.3) Az ajánlatkérő típusa

I.4 ) Fő tevékenység (klasszikus ajánlatkérők esetében)

I.5 ) Fő tevékenység (közszolgáltató ajánlatkérők esetében)

II. szakasz: Tárgy

II.1) Meghatározás

II.1.1)

II.1.2)

II.1.3) A szerződés típusa

II.1.4) A közbeszerzés rövid ismertetése:

II.1.5) Részekre bontás

II.1.6) A beszerzés végleges összértéke (ÁFA nélkül)

II.2) A közbeszerzés mennyisége

 

II.2.1)

Elnevezés: „Rendezvényszervezés szolgáltatás beszerzése a Miniszterelnökség részére”

Rész száma:

II.2.2) További CPV-kód(ok):

	Fő szójegyzék	Kiegészítő szójegyzék
Fő tárgy:	79952000-2

II.2.3) A teljesítés helye:

NUTS-kód: HU1, HU2, HU3, HUZ A teljesítés helye: Magyarország teljes területe

II.2.4) A közbeszerzés mennyisége:

„Rendezvényszervezés szolgáltatás beszerzése a Miniszterelnökség részére”
I. A közbeszerzés tárgya
Rendezvényszervezés szolgáltatás beszerzése a Miniszterelnökség részére a szerződés megkötésétől a rendelkezésre álló keretösszeg kimerüléséig, de legfeljebb 2016. december 31. napjáig, a Miniszterelnökség tárgyi rendezvényeihez.

Nyertes ajánlattevő feladata a Miniszterelnökség rendezvényeinek műszaki, művészeti, logisztikai, catering és biztonságtechnikai előkészítése és teljeskörű lebonyolítása.
II. Az Ajánlattevő feladatai
1. Az Ajánlattevő feladata különféle rendezvények megszervezése, teljes körű előkészítése és lebonyolítása budapesti, vidéki helyszíneken a Megrendelő által megadott megrendelések alapján. Rendezvényszervezési feladatok a megrendelt rendezvény jellegétől függően különösen - de nem teljességgel - az alábbi feladatokat foglalják magukban:
- A rendezvény és a rendezvényhelyszín teljes körű előkészítése, különösen
• helyszínbérlés és/vagy közterület foglalás, akár 5000, vagy 5000 főt meghaladó szabadtéri, közterületi rendezvény
• komplex, több elemből álló rendezvénysorozat lebonyolítása,
• helyszínbérlés tekintetében a szükséges berendezések (székek, pult, pódium, klíma stb.), valamint a technika (áramellátás, hang és fénytechnika beleértve: mikrofonok, erősítők, számítógépek, vetítés technika biztosítása), és ezek oda és elszállítása a helyszínről (amennyiben nincs jelen) szükség esetén (ajánlatkérés alapján) technikus biztosításával,
• valamint az ezekhez kapcsolódó szükséges engedélyek beszerzése a rendezvény kezdete előtt. Az előírások betartása és az engedélyek beszerzése a vállalkozó teljes körű felelőssége. Az engedélyekhez kapcsolódó költségeket Vállalkozó rendezi.
A helyszínbérlés tekintetében Vállalkozónak a megrendelés alapján legalább 3 helyszínt be kell mutatnia, amely megfelel az ajánlatkérésben foglaltaknak. A helyszín kiválasztásáról a Megrendelő képviselője dönt.
Fentiektől kivételt jelent az, amennyiben a Megrendelő konkrét helyszínen kívánja a rendezvényt megvalósítani, ez esetben Megrendelő részletes indoklással alátámasztja igényét, amelyről tájékoztatja a Vállalkozót. A konkrét helyszín igény tekintetében a Megrendelő szervezeti egysége a briefben rendelkezik. A helyszínbérlés tekintetében Megrendelő preferálja majd a szerződés teljesítése során azokat a helyszíneket, ahol az ottani catering igénybevétele esetén nem kell majd terembérleti díjat fizetni. Vállalkozónak a szerződés teljesítése során törekednie kell majd ezen feltétel biztosítására.
- Catering biztosítása a pénzügyi ajánlatnak megfelelően. Az egyes tételeket az árajánlatnak megfelelően kell beárazni.
- Szálláshelyek biztosítása Magyarországon és külföldön.
A szálláshely foglalása tekintetében Vállalkozónak a brief alapján legalább 3 helyszínt be kell mutatnia, amely megfelel a briefben foglaltaknak. A szálláshely kiválasztásáról a Megrendelő képviselője dönt.
Fentiektől kivételt jelent az, amennyiben a Megrendelő konkrét szálláshelyen kíván valakit elszállásolni és erről tájékoztatja a Vállalkozót. A konkrét szállás igény tekintetében a Megrendelő szervezeti egysége a briefben rendelkezik.
- A rendezvény résztvevőinek meghívásával kapcsolatos teljes körű előkészítő és lebonyolító tevékenység magyar ill. szükség esetén angol nyelven, amely különösen az alábbiakat foglalja magában (megrendelés szerint)
• meghívótervezet elkészítése és elfogadtatása,
• a szükséges példányszámban történő nyomtatása,
• azok eljuttatása a Megrendelő által megadott címzettekhez (címlista alapján).
Igény esetén telefonos és elektronikus regisztráció kezelése.
- A helyszíneken a szükséges szakemberek biztosítása a rendezvény jellegéhez és nagyságához mérten a Megrendelő által meghatározott megrendelésnek megfelelően.
- Technikai eszközök (fény- és hangtechnika, tolmács berendezés, hangrögzítés, stb.) biztosítása és üzemeltetése, a felépítés és bontás teljes körű elvégzése.
- A rendezvényekhez kapcsolódó szakmai valamint alternatív, kiegészítő programok biztosítása, családi szórakoztató programok, lakossági rendezvények megszervezése, melynek keretében például műsorvezető, animátor, előadóművészek, DJ, kézműves foglalkozás, bűvész, lufihajtogató bohóc, arcfestő, mesemondó, interaktív bábozás, játszóház, vetélkedő, zenés program, koncert kerülhet megrendelésre
-
- szakmai előadók, moderátorok, tolmács, közreműködő művészek, zenészek leszervezése (kivétel a Megrendelő által megjelölt előadók, vagy tolmácsok), velük szerződés megkötése és a díjuk megfizetése.
- A rendezvényekhez kapcsolódó dekorációs- és szóróanyagok tervezése, gyártása és leszállítása a rendezvény helyszínére.
- A rendezvényekhez kapcsolódó ajándéktárgyak megtervezése, kivitelezése, beszerzése.
- Az adott rendezvényekhez kapcsolódó kulturális események szervezése (hajóút, repülés, koncert stb.), jegyek biztosítása színházi és egyéb kulturális eseményeken.
Az ellátandó feladatok közé tartoznak hazai és nemzetközi konferenciákhoz, jótékonysági eseményekhez, hivatalos külföldi vendégek magyarországi látogatásához, stb. kapcsolódó rendezvényszervezési feladatok is. A feladatok nem minden esetben jelentenek teljes körű rendezvényszervezési munkát, esetenként csupán részfeladatok ellátását, de a rendezvény forgatókönyvét (helyszínen elérhető kontaktszemélyekkel az egyes szolgáltatásokhoz kapcsolódóan) minden esetben el kell készítenie a Vállalkozónak.
Az ellátandó feladatok közé tartozik továbbá a rendezvényekhez kapcsolódó utazásszervezés (pl: külföldi előadók, tolmácsok utazásának megszervezése stb., így az utazással járó költségek viselése is).
Nyertes ajánlattevőt terheli a Miniszterelnökség rendezvényeinek műszaki, művészeti, logisztikai catering és biztonságtechnikai előkészítéséhez és lebonyolításához kapcsolódóan valamennyi, a vonatkozó jogszabályokban rögzített díjak (költségek), különösen jogdíjak, közterületfoglalás díja, rendezvény egészségügyi biztosítás díjának (költségének) viselése.
A rendezvények tervezett darabszáma ajánlatkérő munkatervében szereplő, előre nem látható mennyiségben merül fel, ajánlattevő feladata várhatóan legfeljebb 10 darab rendezvény megszervezése és teljeskörű lebonyolítása.

2. Állandó és folyamatos rendelkezésre állás hétköznaponként 8-18 óra között, személyesen telefonon és e-mailen. A rendelkezésre állás tekintetében ajánlatkérő elvárása, hogy a Megrendelő jelentkezését követő maximum 1 órán belül visszajelzés érkezzen a Vállalkozótól.
3. Beszámolók, jelentések készítése az alábbiak szerint:
Jelentés/dokumentum
Nyomtatott példányok/elektronikus
adathordozók száma Beadási határidő a szerződés hatályba
lépésétől számítva
Szakmai beszámoló a briefekben foglalt feladatok teljesítéséről 2
A brief szerinti rendezvény lezárását követő 5 napon belül, minden rendezvény esetén
Záró beszámoló készítése 2 A szerződés lezárását megelőző 10 nappal

Szerződéses keretösszeg: nettó 17.999.999,- Forint. Ajánlatkérő a keretösszeg 70 %-áig vállal megrendelési kötelezettséget.
A pontos mennyiségeket és feladatleírást a közbeszerzési dokumentumok (5. kötet, feladatleírás) tartalmazzák.
Nómenklatúra: Szolgáltatásmegrendelés, Szolgáltatási kategória: 10. CPV:79952000-2 [Rendezvényszervezési szolgáltatások].

(az építési beruházás, árubeszerzés vagy szolgáltatás jellege és mennyisége, illetve az igények és követelmények meghatározása)

II.2.5) Értékelési szempontok

x Minőségi szempont – 1 Egyéb szolgáltatásokra vonatkozó kedvezmény mértéke (A fontossági indexszel szorzott net-net ár összesen értéke) 10
2 Késedelmi kötbér mértéke (%/késedelemmel érintett naptári nap, legalább 3%/ naptári nap, legfeljebb 5%/naptári nap) 10

  Költség szempont –

x Ár szempont – Megnevezés: ár / Súlyszám: 80

  Ajánlatkérő(k) által meghatározott egyéb értékelési szempont:

II.2.6) Opciókra vonatkozó információ

Opciók nem

Opciók leírása:

II.2.7) Információ az elektronikus katalógusokról

  Az ajánlatokat elektronikus katalógus formájában kell benyújtani, vagy azoknak elektronikus katalógust kell tartalmazniuk

II.2.8) Európai uniós alapokra vonatkozó információk

A közbeszerzés európai uniós alapokból finanszírozott projekttel és/vagy programmal kapcsolatos nem

Projekt száma vagy hivatkozási száma:

II.2.9)

További információ:

IV. szakasz: Eljárás

IV.1) Meghatározás

IV.1.1) Az eljárás fajtája

IV.1.2) A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás, valamint a gyorsított eljárás alkalmazásának indokolása:

IV.1.3) Keretmegállapodásra vagy dinamikus beszerzési rendszerre vonatkozó információk

IV.1.4) Elektronikus árlejtésre vonatkozó információk

IV.2) Adminisztratív információk

IV.2.1) Az adott eljárásra vonatkozó korábbi közzététel

 

/ (KÉ-szám/évszám)

IV.2.2) Információ dinamikus beszerzési rendszer lezárásáról

IV.2.3) Információ az előzetes/időszakos előzetes tájékoztató formájában közzétett eljárást meghirdető felhívás lezárásáról

VI. szakasz: Kiegészítő információk

VI.1) További információk:

VI.1.1) Hirdetmény közzététele nélkül induló eljárás esetén az eljárást megindító felhívás megküldésének, illetőleg a Közbeszerzési Hatóság tájékoztatásának napja:

VI.1.2) Az eljárás során figyelembe vett környezetvédelmi szempontok:

VI.1.3) Az eljárás során figyelembe vett szociális szempontok:

VI.1.4) Fenntartott szerződés:

VI.1.5) További információk:

VI.2)