A Közbeszerzések Tanácsa átfogó informatikai fejlesztésének eredményeképpen a közeljövőben megkezdi éles működését a központi közbeszerzési adatbázis (KBA). Az új rendszerben – többek között – eljárásonként csoportosítva kerülnek közzétételre a közbeszerzésekkel kapcsolatos nyilvános dokumentumok (pl. a hirdetmények, a jogorvoslattal kapcsolatos információk, döntések), egyben az ajánlatkérők elektronikusan tudják eljuttatni a Tanács számára a Kbt.-ben előírt adatközléseket, tájékoztatásokat. (Így pl. az éves statisztikai összegezést, a részvételi szakasz eredményéről szóló összegezést, a honlappal nem rendelkező ajánlatkérők a közbeszerzési tervet, szerződéseket, stb. Ez utóbbi körben a Tanács a honlappal rendelkező ajánlatkérők számára is biztosít felületet, hogy e dokumentumaikat feltölthessék.)

A hirdetmények feladása továbbra is az Elektronikus Hirdetménykezelő Rendszeren (EHR) keresztül fog történni, azonban a rendszer felhasználó- és jogosultság-kezelése teljes mértékben átalakul. Az EHR-hez a hozzáférést nem a korábban kiadott tanúsítványok, hanem az új rendszer fogja biztosítani. A hozzáférés alapja az ajánlatkérői jegyzéken szereplés. Az éles üzemi működés során csak az alábbi felhasználók fogják tudni elérni az EHR-t (és a KBA egyéb funkcióit):

1. az ajánlatkérői nyilvántartásban szereplő szervezet teljes jogkörrel rendelkező felhasználója (ajánlatkérő superusere)
2. az ajánlatkérő superusere által az ajánlatkérőhöz rendelt ún. szervezeti felhasználó
3. az ajánlatkérő superusere által az ajánlatkérőhöz rendelt Ügyfélkapus természetes személy felhasználó
4. az  ajánlatkérő superusere által az ajánlatkérőhöz rendelt meghatalmazott szervezet (megbízott képviselő)
5. a d) pont szerinti meghatalmazott szervezethez tartozó szervezeti felhasználó, Ügyfélkapus felhasználó.

Azok a szervezetek, amelyek [a Kbt. 22. § (2) bekezdésére, illetve 241. § b) pontjára tekintettel] csak az elnyert támogatásokkal, illetve [a Kbt. 241. § c) pontjára tekintettel] csak a Kormány által vállalt készfizető kezességgel összefüggésben minősülnek ajánlatkérőnek, de rájuk nem vonatkozik az ajánlatkérői jegyzékre történő bejelentkezési kötelezettség, a fentiekhez hasonló jogosultság kiosztási-, karbantartási elvek mentén tudják majd használni a Tanács informatikai szolgáltatásait. (A rendszerek használatához regisztrációra lesz szükség, de e szervezetek esetében a regisztráció nem jelenti az ajánlatkérői jegyzékre kerülést.)

Az új rendszer éles indulása előtt azok az ajánlatkérők, melyek felülvizsgált adatokkal szerepelnek a Tanács által vezetett ajánlatkérői jegyzéken, migrálásra kerülnek az új rendszerbe (az adatok felülvizsgáltságának ténye rögzített a listán). Számukra a Tanács értesítést fog küldeni a rendszer első használatához szükséges információk megadásával, esetükben külön regisztrációra nem lesz szükség.

Az adatok migrációjáig nem felülvizsgált ajánlatkérők azonban nem kerülnek át az új rendszerbe, esetükben a rendszer használata regisztrációhoz lesz kötött. (Megjegyezzük, a KBA indulását követően az ajánlatkérői jegyzékre történő bejelentkezés, illetve az adatok karbantartása a KBA rendszerben fog történi, melyet az ajánlatkérők, illetve felhasználóik könnyen és gyorsan saját maguk tehetnek majd meg a rendszerfunkciók használatával.)

A fentiekben a migrációval kapcsolatban írtakra is tekintettel felhívjuk az ajánlatkérők figyelmét, hogy csak azon szervezetek számára lesznek elérhetőek az általuk (vagy megbízott képviselőjük által) korábban EHR-ben elektronikusan feladott, illetve kezelt (pl. elmentett) hirdetmények, amelyek az előzőekben kifejtettek szerint felülvizsgált adatokkal migrálásra kerülnek. (Megjegyezzük, hogy a migrált ajánlatkérők számára a 2010. január 1. után elektronikus úton beküldött hirdetmények elérhetősége teljeskörűen biztosított lesz az EHR-ben. Az ezen dátum előtt beküldött hirdetmények egy része azonban technikai okok miatt automatikusan nem lesz elérhető, ezekhez hozzáférést igény szerint, eseti jelleggel fog tudni biztosítani a Tanács. Ennek módjáról később adunk tájékoztatást.)

Fentiek következtében felhívjuk az ajánlatkérők figyelmét, hogy

1. ellenőrizzék, felülvizsgáltak-e adataik a Tanács által vezetett ajánlatkérői jegyzékben (ld. Felülvizsgált/új adat?” mezőjében). Amennyiben nem, kérjük jelezzék a Tanács számára, hogy adataikat felülvizsgáltnak tekintik-e;
2. ellenőrizzék az ajánlatkérői listán nyilvántartott adataik aktualitását, és az azokban bekövetkezett esetleges változásokról az Ajánlatkérői adatváltozás bejelentése c. nyomtatvány felhasználásával értesítsék a Tanácsot.

A fenti adatközléseket kérjük juttassák el az ajanlatkerok@kt.hu e-mail címre.

Az ajánlatkérői lista elérhető a Tanács honlapján, a Jegyzékek és kapcsolódó dokumentumok/Nyilvántartott ajánlatkérők/Nyilvántartott ajánlatkérők jegyzéke, míg az adatváltozásról szóló nyomtatvány ugyanitt a Kapcsolódó dokumentumok menüpontban.

Tájékoztatjuk továbbá az ajánlatkérőket, hogy ahhoz, hogy a rendszer első használatához szükséges belépési információkat a Tanács eljuttathassa a migrált szervezetek részére, szükség van minden ajánlatkérő részéről egy központi e-mailcím megadására . Az e-mailcím megadásakor a következőkre legyenek tekintettel:

• egy ajánlatkérőhöz egy központi e-mailcím tartozhat;
• a megadott e-mailcímet az ajánlatkérő egyéb adataival együtt bemigráljuk a rendszerbe, ez lesz egyúttal az ajánlatkérő superuserének a beállított e-mailcíme; a rendszer minden ajánlatkérővel kapcsolatos értesítést elsődlegesen erre a címre fog küldeni;
• a superuser jogosítványai a rendszerben adott ajánlatkérő vonatkozásában teljeskörűek. A fentebb leírtakkal összhangban e felhasználói bejelentkezés alapján lehetséges különböző felhasználókat felvenni az ajánlatkérőhöz, jogosultságaikat beállítani, illetve szükség szerint visszavonni, valamint a superuser korlátozás nélkül jogosult a rendszerben különböző tevékenységeket végezni (pl. hirdetményt feladni);
• előzőekre is figyelemmel már az e-mailcím megadásakor járjanak el körültekintően, és tegyék meg a megfelelő intézkedéseket annak érdekében, hogy a megadott címre érkező rendszer-értesítéseket, valamint a superuserhez kapcsolódó belépési adatokat biztonságosan kezeljék. Ennek körében tartózkodjanak magánszemély, vagy megbízott képviselő e-mailcímének megadásától, mert a megadott címre küldött első értesítés alapján történő bejelentkezést követően az adott felhasználó – a rendszerben végezhető tevékenységek szempontjából – az ajánlatkérő nevében teljeskörű jogkörrel eljáró felhasználónak minősül.

A központi e-mailcímet is kérjük juttassák el az ajanlatkerok@kt.hu e-mail címre . Az e-mailcím megadáshoz használják a Jegyzékek és kapcsolódó dokumentumok/Nyilvántartott ajánlatkérők/Nyilvántartott ajánlatkérők jegyzéket Kapcsolódó dokumentumok menüpontban található excel táblát.

Felhívjuk az ajánlatkérők figyelmét, hogy a fentiekre (az adatok ellenőrzésére, valamint e-mailcím megadására) nyitva álló határidő 2011. december 14.

Végezetül tájékoztatjuk az ajánlatkérőket arról, hogy az adatok felülvizsgálatával kapcsolatban a Titkárság Közgazdasági Elemző Főosztályának kollégái adnak felvilágosítást (Tel: 06-1-336-7980; 06-1-336-7755, e-mail: ajanlatkerok@kt.hu). A közbeszerzési adatbázissal kapcsolatban a szükséges tájékoztatásokat, elérhetőségeket a későbbiek során fogjuk megadni.