A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 18. §-ának 2009. április 1-jétől hatályos (1) bekezdése értelmében „az ajánlatkérők – kivéve a 22. § (2) bekezdése, a 241. § b) és c) pontja szerinti (azaz kizárólag a támogatásban részesítettség miatt a Kbt. hatálya alá kerülő) ajánlatkérőket – kötelesek az e törvény hatálya alá tartozásukról, valamint az adataikban bekövetkezett változásokról a Közbeszerzések Tanácsát értesíteni az e törvény hatálya alá kerülésüktől, illetve a változástól számított harminc napon belül”.
A hivatkozott rendelkezés tehát a korábbiaktól eltérően a változások bejelentését illetően is kötelezettségeket ró az ajánlatkérőkre, annak érdekében, hogy az ajánlatkérői lista folyamatosan aktualizálásra kerüljön és naprakész legyen.
A bejelentkezési, illetve a változásokra vonatkozó értesítési kötelezettség elmulasztása a jövőben a közbeszerzési eljárások megindítását is késleltetheti, miután a módosított Kbt. 246. §-ának (2) bekezdése, valamint 260. §-a szerint 2009. április 1-jétől a közösségi értékhatár alatti beszerzések, míg a Kbt. 44. §-ának (2) bekezdése és
184. §-ának (2) bekezdése szerint 2010. január 1-jétől a közösségi értékhatár feletti közbeszerzések esetében is „hirdetményt közzétételre csak az az ajánlatkérő adhat fel, amelyik a 18. § szerinti értesítési kötelezettségének – legkésőbb a hirdetmény Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldése előtt tizenöt nappal – eleget tett”.
A Közbeszerzések Tanácsa Elnöke ezúton hívja fel az ajánlatkérők figyelmét a Kbt. előzőekben jelzett módosításából adódó feladatokra.
Első lépésként kérjük, hogy az ajánlatkérők ellenőrizzék, miszerint szerepelnek-e a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett ajánlatkérői listán. (A lista elérhető a Tanács honlapján, a www.kozbeszerzes.hu-n , a Jegyzékek és kapcsolódó dokumentumok/Nyilvántartott ajánlatkérők menüpont alatt, ahol az ajánlatkérők akár név, akár cím alapján kereshetőek.) Az ellenőrzésnek a jelenlegi nyilvántartásban előforduló hiányosságok, pontatlanságok kijavítására is ki kell terjednie, azaz annak során a feltüntetett adatokat is át kell tekinteni. Figyelemmel kell lenni arra, hogy az ajánlatkérő nyilvántartásban szereplő megnevezése pontosan megfeleljen a hivatalos elnevezésnek, és megegyezzen azzal, amely alatt az ajánlatkérő hirdetményeit is megjelenteti, továbbá arra is, hogy a cím valamennyi eleme (település, irányítószám, utca, házszám) pontosan szerepeljen és hogy a Kbt. szerinti megfelelő besorolás is feltüntetésre kerüljön.
Az ellenőrzések eredményei függvényében az ajánlatkérőknek a következők szerint kell eljárniuk:
1) Amennyiben az ajánlatkérő nem szerepel az ajánlatkérői listán, az 1. számú minta kitöltésével és beküldésével pótolni kell a listára történő bejelentkezést. Mivel kivételesen előfordulhat az adatrögzítéssel összefüggő technikai, illetve adminisztratív okokra visszavezethetően, hogy olyan ajánlatkérő sem szerepel a listán, amely korábban már eleget tett bejelentkezési kötelezettségének, kérjük az ajánlatkérők szíves együttműködését, és a bejelentkezés megismétlését, ugyancsak a mellékelt minta alapján. Külön felhívjuk az ajánlatkérők figyelmét az Ő.4 pontra, melyben a megszűnt és/vagy jogelőd intézményeket kell megadni, beleértve az önálló közbeszerzési hatáskörét elvesztő intézményeket is.
2) Amennyiben az ajánlatkérő szerepel az ajánlatkérői listán és a nyilvántartáshoz szükséges adatai (szervezet neve, címe, Kbt. szerinti besorolása) is hiánytalanul és pontosan vannak feltüntetve, elegendő erről a tényről levélben a Közbeszerzések Tanácsa Titkárságának Közgazdasági Elemző Csoportját tájékoztatni. (A felülvizsgálat ténye a nyilvántartási rendszerben rögzítésre kerül.) Az értesítésben a kapcsolattartó (a bejelentkezésért, illetve az adatváltozási bejelentésért felelő személy) elérhetőségeit is (telefon, fax, e-mail cím) kérjük megadni. Utóbbi adatok kizárólag az ajánlatkérők és a Közbeszerzések Tanácsa közötti kapcsolattartást szolgálják, és nem kerülnek közzétételre.
3) Azon ajánlatkérők, amelyek megtalálhatóak ugyan a listán, de adataik nem teljes körűen vagy nem pontosan szerepelnek a nyilvántartásban, a 2. számú minta alapján kell, hogy a változásokról és kiegészítésekről értesítsék a Közbeszerzések Tanácsa Titkárságát.
A bejelentkezési és adatváltozási adatlapokat is postai úton kérjük eljuttatni a Közbeszerzések Tanácsa részére.
Az ajánlatkérői listának a Kbt. módosításához kapcsolódó pontosítására, új ajánlatkérőkkel történő kiegészítésére irányuló egyszeri felülvizsgálat mellett a hivatkozott törvényhelyek alapján az ajánlatkérőket folyamatos kötelezettség terheli az esetleges változásokra vonatkozó értesítést illetően. Ezen kötelezettségüknek az ajánlatkérők ugyancsak a 2. számú minta alapján tehetnek eleget. Külön felhívjuk a figyelmet a jogutód nélküli megszűnésről szóló értesítés fontosságára, mert ilyen tájékoztatás hiányában az érintett szervezet indokolatlanul szerepel tovább a nyilvántartásban. Ilyen esetekben a listáról történő levételt kell a megszűnő szervezetnek kezdeményeznie, akár a megadott minta szerint, akár erre vonatkozó külön levélben.
Javasoljuk, hogy az ajánlatkérők a továbbiakban is rendszeresen, a közbeszerzési eljárások megindítása előtt pedig megfelelő időben, ellenőrizzék az ajánlatkérői listán szereplő adataik helyességét, hogy a hirdetményfeladással kapcsolatos esetleges problémák elkerülhetők legyenek.
Tájékoztatásul jelezzük, hogy a Közbeszerzések Tanácsa az ajánlatkérői lista áttekinthetőségének, kezelhetőségének javítása érdekében a jelenlegi nyilvántartási rendszer továbbfejlesztését tervezi. A várhatóan 2010. év elejétől alkalmazandó új nyilvántartásba azok az ajánlatkérők kerülnek át, amelyek addig, a jelen tájékoztató alapján a listára bejelentkeznek, illetve visszaigazolják, pontosítják a listában szereplő adataikat.
Végezetül tájékoztatjuk az ajánlatkérőket arról, hogy az ajánlatkérők nyilvántartásával kapcsolatos ügyekben a Titkárság Közgazdasági Elemző Csoportja ad felvilágosítást és áll rendelkezésükre (Tel: 06-1-336-7980, 06-1-336- 7724; 06-1-336-7727e-mail: pasztor.rita@kozbeszerzesek-tanacsa.hu, olah.endre@kozbeszerzesek-tanacsa.hu). Az ajánlatkérői bejelentkezéshez illetve az adatváltozási bejelentéshez használandó minták elérhetőek a Tanács honlapján, a Jegyzékek és kapcsolódó dokumentumok/Nyilvántartott ajánlatkérők/Kapcsolódó dokumentumok menüpontban.